Was unterscheidet das Modul von unserer Excel-Vorlage?

Die Vorlage bleibt der Ausgangspunkt für die Positionen. Neu ist das Verfahren drumherum: Jede Zahl hat einen Urheber, jede Abweichung eine Begründung, jede Rückfragerunde bleibt lesbar, und die Abrechnung läuft gegen genau den freigegebenen Plan. Nichts muss mehr zwischen Kämmerei, Trägern und Gremien abgeglichen werden.

Wir haben nur städtische Einrichtungen. Passt das?

Ja. Das Verfahren speichert je Einrichtung, wer einträgt. Ohne freie Träger tritt die Einrichtung an deren Stelle oder die Stadt trägt selbst ein.

Können wir das Haushaltsmodul ohne die Platzvergabe nutzen?

Ja. Das Modul wird je Kommune einzeln freigeschaltet und lässt sich später um Anmeldung, Vergabe oder Ganztag ergänzen.

Wie kommen die Zahlen in unser Finanzverfahren?

Freigegebene Zahlen werden als DATEV-Buchungsstapel nach Sachkonto übergeben, jede Übergabe wird protokolliert. Eine direkte Anbindung an Ihr kommunales Finanzverfahren richten wir auf Anfrage ein.

Was passiert, wenn ein Träger nicht einträgt oder nicht antwortet?

Das Portal erinnert automatisch vor der Frist. Danach kann die Kommune im Namen des Trägers erfassen oder antworten — jeder solche Eintrag bleibt dauerhaft als Eintrag der Stadt erkennbar.

Wie lange werden die Unterlagen aufbewahrt?

Ein abgeschlossenes Haushaltsjahr wird unveränderlich archiviert und bleibt zehn Jahre lang vollständig lesbar, einschließlich aller Begründungen und Nachweise.

Kita-Haushaltsplanung mit Trägern: von der Planung bis zur Abrechnung

Die meisten Kita-Systeme enden bei der Platzvergabe. kitanet führt auch den Haushalt: Träger und Einrichtungen tragen ihren Plan digital ein, die Kommune prüft mit Rückfragerunden, gibt nach dem Stadtratsbeschluss frei, rechnet das Jahr mit Nachweisen ab und übergibt die Zahlen an die Buchhaltung. Jeder Zwischenstand, jede Begründung und jeder Beschluss liegt an einem Ort — statt in Excel-Mappen, Mailverläufen und Aktenordnern.

Bausteine des Haushaltsmoduls

Versionierter Positionsbaum

Kosten, Erträge und Stammdaten als konfigurierbarer Katalog — aus dem mitgelieferten Standard oder dem Vorjahr übernommen. Je Einrichtung legt die Kommune fest, welcher Fragenkatalog gilt.

Geführte Planeingabe

Träger und Einrichtungen füllen einen Assistenten mit Vorjahreswerten und Feldhilfe aus. Auffällige Abweichungen verlangen eine Erläuterung, bevor eingereicht werden kann.

Prüfung mit Rückfragerunden

Die Kommune kennzeichnet jede Position als geprüft, stellt Rückfragen oder setzt eine eigene Zahl daneben — immer mit Begründung. Abgeschlossene Runden bleiben genau so lesbar, wie sie versendet wurden.

Beschluss und Freigabe

Beratungsergebnis, Stadtratsbeschluss und Rechtsaufsicht werden mit Datum und Aktenzeichen erfasst. Mit der Freigabe sind die Zahlen verbindlich und jede Einrichtung erfährt, was sich gegenüber ihrem Antrag geändert hat.

Abrechnung und Zahlungsanordnung

Ist-Werte mit Belegen, Vergleich gegen den freigegebenen Plan, nachvollziehbare Herleitung des Defizits, Bagatellgrenze und Vier-Augen-Freigabe bis zur Zahlungsanordnung.

Archiv und Mehrjahresvergleich

Abgeschlossene Haushaltsjahre bleiben zehn Jahre unverändert lesbar. Unterjährige Mittelerhöhungen und der Vergleich über mehrere Jahre sind eingebaut.

Ein Haushaltsjahr in sieben Schritten

Jedes Haushaltsjahr läuft als eigene Saison mit festen Phasen. Die Übersicht zeigt jederzeit, welcher Schritt als Nächstes ansteht — und was noch fehlt, wenn er gesperrt ist.

01
Saison anlegen
Haushaltsjahr, Fristen, Prämissen wie die angenommene Tarifsteigerung und Schwellenwerte festlegen. Die Kommune bestimmt, wer einträgt: Träger, Einrichtung, beide oder nur die Stadt.
02
Planung öffnen
Alle beteiligten Einrichtungen werden benachrichtigt. Erinnerungen vor der Eintragungsfrist laufen automatisch, Überfälliges ist sofort sichtbar.
03
Eintragen und einreichen
Die Träger tragen je Einrichtung ein. Wo nötig, erfasst die Kommune im Namen des Trägers — erkennbar protokolliert.
04
Prüfen
Kürzungen, Anhebungen und Rückfragen je Position. Der Träger antwortet oder macht ein Gegenangebot, bis nichts mehr offen ist.
05
Beraten und beschließen
Änderungen aus der Haushaltsberatung, Stadtratsbeschluss und Bestätigung der Rechtsaufsicht in fester Reihenfolge.
06
Freigeben und übergeben
Verbindliche Freigabe je Einrichtung, Konsolidierung über alle Träger und Übergabe an die Buchhaltung als DATEV-Buchungsstapel.
07
Abrechnen und archivieren
Ende Januar öffnet die Abrechnung automatisch. Nach Prüfung und Freigabe folgen Zahlungsanordnung und Archiv.

Zwei Grundsätze, auf denen alles aufbaut

Die Kommune überschreibt nie die Zahlen des Trägers.

Beantragt, geprüft, freigegeben und abgerechnet stehen als eigene Spalten nebeneinander. Wer was wann geändert hat, ist für jede Zahl nachvollziehbar.

Nichts, was eine Begründung trägt, wird überschrieben.

Kürzungen, Bemerkungen, Antworten, Nachweise und Zahlungsanordnungen werden nur ergänzt. Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag, der auf den alten verweist.

Nutzen je Rolle

Für Kämmerei und Fachbereich

Statusliste aller Einrichtungen mit Fristen und Überfälligkeit
Konsolidierung nach Träger oder Einrichtung, je Verfahrensstand
Interne Bemerkungen, die das Haus nie verlassen
Optionales Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe

Für Träger und Einrichtungen

Eine Eingabe statt Excel-Mappe per Mail
Rückfragen direkt an der Position beantworten
Freigegebenen Plan und Änderungen jederzeit einsehen
Mittelerhöhung und Abrechnung im selben Portal

Für Gremien und Prüfung

Exporte mit Begründungen, nicht nur Zahlen
Beschluss und Rechtsaufsicht mit Aktenzeichen
Aktivitätsprotokoll je Einrichtung
Unveränderliches Archiv über zehn Jahre

Was am Ende herauskommt

Haushaltsplan je Einrichtung als PDF — eingereicht, geprüft oder freigegeben.
Konsolidierte Gesamtübersicht als PDF, XLSX oder CSV, aufgeteilt nach Träger oder Einrichtung.
DATEV-Buchungsstapel nach Sachkonto, mit Protokoll jeder Übergabe als Erstübergabe, Wiederholung oder Korrektur.
Abrechnung mit Defizit-Herleitung und Bewertung von Über- und Unterdeckung, etwa beim Essensgeld.
Zahlungsanordnung mit fortlaufender Nummer an die Zahlungsstelle.

Einführung in der Kommune

Das Haushaltsmodul funktioniert eigenständig — auch wenn Sie die Platzvergabe weiter mit einem anderen System betreiben. Ihre bisherige Excel-Vorlage dient als Ausgangspunkt für den Positionsbaum. Kommunen mit ausschließlich städtischen Einrichtungen nutzen dasselbe Verfahren ohne Trägerstufe.

Wie Anmeldung und Vergabe zusammenspielen, beschreibt der Leitfaden zur digitalen Kitaplatz-Vergabe; den Überblick über alle Module finden Sie unter Digitale Kita-Verwaltung.

Häufige Fragen zur Kita-Haushaltsplanung

Was unterscheidet das Modul von unserer Excel-Vorlage?: Die Vorlage bleibt der Ausgangspunkt für die Positionen. Neu ist das Verfahren drumherum: Jede Zahl hat einen Urheber, jede Abweichung eine Begründung, jede Rückfragerunde bleibt lesbar, und die Abrechnung läuft gegen genau den freigegebenen Plan. Nichts muss mehr zwischen Kämmerei, Trägern und Gremien abgeglichen werden.
Wir haben nur städtische Einrichtungen. Passt das?: Ja. Das Verfahren speichert je Einrichtung, wer einträgt. Ohne freie Träger tritt die Einrichtung an deren Stelle oder die Stadt trägt selbst ein.
Können wir das Haushaltsmodul ohne die Platzvergabe nutzen?: Ja. Das Modul wird je Kommune einzeln freigeschaltet und lässt sich später um Anmeldung, Vergabe oder Ganztag ergänzen.
Wie kommen die Zahlen in unser Finanzverfahren?: Freigegebene Zahlen werden als DATEV-Buchungsstapel nach Sachkonto übergeben, jede Übergabe wird protokolliert. Eine direkte Anbindung an Ihr kommunales Finanzverfahren richten wir auf Anfrage ein.
Was passiert, wenn ein Träger nicht einträgt oder nicht antwortet?: Das Portal erinnert automatisch vor der Frist. Danach kann die Kommune im Namen des Trägers erfassen oder antworten — jeder solche Eintrag bleibt dauerhaft als Eintrag der Stadt erkennbar.
Wie lange werden die Unterlagen aufbewahrt?: Ein abgeschlossenes Haushaltsjahr wird unveränderlich archiviert und bleibt zehn Jahre lang vollständig lesbar, einschließlich aller Begründungen und Nachweise.

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In 30 Minuten zeigen wir ein Haushaltsjahr von der Trägereingabe bis zur Abrechnung — gern an Ihrer eigenen Haushaltsvorlage, unverbindlich und ohne Installation.

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